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企業綜合檔案管理解決方案
發布時間:2012-12-24 瀏覽次數:4756次 來源:

企業綜合檔案管理解決方案 

 
 
 

隨著體制轉軌,市場化壓力逐漸增大,企業深切體會到了信息資源的重要性,對信息化可以促進企業發展也基本達成共識。企業競爭環境的變化促使企業向信息化尋求出路,信息技術的成熟及成本下降也使企業提高信息化水平的積極性進一步提高。目前,企業當務之急是對現有信息資源進行數字化管理,這是企業邁向信息化的基礎條件和必經之路。企業的信息資源包括按國家要求管理的各類檔案,以及企業在生產、經營、管理過程中產生的各種有價值的信息、文件、數據等。

施惠特綜合檔案管理系統SweetEAM是北京施惠特科技有限公司面向企事業單位推出的網絡信息檔案管理系統.。SweetEAM運用高速發展的計算機及網絡技術,將各種實物和數字化資料的檢索信息儲存于大型數據庫中,利用計算機及網絡系統實現各種信息資料的快速查詢和科學管理。SweetEAM具有查詢便捷、直接瀏覽電子原件、信息存儲多樣化、管理功能齊備、數據安全可靠等特點,它充分發揮大型數據庫的性能,使信息資料管理的水平大大提高,使企業所有信息資源得以有效保存。它在提供企業檔案人員對企業歸檔檔案進行管理與維護的同時,為企業職工提供了方便的網絡在線檔案查詢與借閱功能。

 

一、系統特點

1.SweetEAM符合企業行政管理與項目管理資源共享的需求

      根據企業實際管理模式建立企業級信息檔案庫;

      滿足一個系統即可完成查詢、調用、管理企業所有成果信息資源的需求;

      按項目管理模式分階段、專業管理設計成果(如:圖紙、報告、計算書、材料表……);

      按企業實際行政管理模式管理各類文書檔案、技術資料、財務檔案等;

      不僅能有效地管理企業各類實物檔案(如:底圖、圖書、地形圖……),還可以管理與之對應的電子檔案(如電子圖紙、電子計算書等),方便各類檔案的復用;

      系統安全機制健全,絕對保障數據安全。

2.SweetEAM滿足各類檔案管理員建立、管理、維護檔案信息的需求

      企業信息庫中檔案主分類的定義和從屬分類的設置功能;

      各分類檔案管理人員權限及用戶使用權限的定義功能;

      部門人員信息下載功能;

      檔案子分類的導入及導出功能;

      檔案條目的導入及導出功能,既可以把檔案條目導出成Excel表存儲,又可以把Excel文件批量導入數據庫中;

      檔案案卷目錄的批量導入、導出功能;

      檔案條目各字段的批量修改功能;

      電子檔案原件的增加、修改及批量轉入功能;

      各類檔案的統計功能;

      實物檔案網上借閱、審批借閱功能;

      電子檔案網上瀏覽、審批瀏覽功能;

      服務器監控功能記錄使用者對企業數據庫的所有操作信息。

3.SweetEAM以高效服務于信息使用者為基本原則

      滿足一般使用者的實物、電子檔案查詢和借閱要求;

      擁有方便、快速、多樣的查詢方式;

      可瀏覽各種電子原件(包括各類Office文檔、HTML文檔、DWG、JPG文件等);

      “含子分類查詢”功能可擴大查詢范圍、加速查詢速度;

      檔案信息顯示完全,可同時顯示條目信息、實物信息與電子原件信息;

      電子原件網上歸檔、校驗功能使數據信息的存貯得到驗證,并分散了原件錄入工作量;

      “小信使”解決局域網內部的信息通訊問題,方便查詢在線人員、發送即時消息、文件等。

二、SweetEAM功能

1.SweetEAM功能總體介紹

施惠特綜合檔案管理系統SweetEAM可系統、規范地匯總各類項目成果信息,如:圖紙報告類電子文件、項目執行過程中文件、項目各類資料等。同時可有效地進行各類圖書、資料、規范、文書檔案的管理。該模塊是專門提供企業檔案人員對企業歸檔檔案進行管理與維護的,同時為企業職工提供方便的網絡在線檔案查詢與借閱功能。

企業檔案按來源主要分為企業承攬工程項目后產生的科技檔案與科技資料、在行政辦公管理過程中產生的各類文書檔案,以及圖書期刊文獻等參考資料。按檔案介質又主要分為實物檔案與電子檔案,由于電子檔案在重復利用與方便查看等方面有著特殊的優勢,所以企業越來越重視對電子檔案的收集。

本系統支持實物檔案與電子檔案的同時管理,并提供多種方便快捷的方法采集電子文件。對于科技檔案的電子文件,其來源為整個工程管理的全過程,從項目立項、工程設計策劃、設計輸入輸出、圖紙文件設校審過程到出版印刷每個階段都會產生與實物對應需要存檔的電子檔案。企業行政辦公管理涉及到的收文、發文過程中也會產生大量文書檔案和與之對應的電子文件。系統在各類業務流程結束后,電子文件會自動歸入檔案臨時庫中,待適當時候由不同分類檔案管理人員將電子檔案與相關信息從歸檔臨時庫中轉入正式檔案庫。當實物檔案正式歸檔時,再通過本系統相關功能進行整編工作。這樣簡化了檔案條目錄入工作量,在文件與圖紙形成過程中系統自動采集其有關信息,保證了電子檔案與實物檔案的一致性,準確性,同時大大減輕了數據重復錄入和電子檔案搜集的工作量,便于檔案管理人員的建檔與維護。

本系統可根據企業實際管理模式建立企業級綜合信息檔案庫,滿足一個系統即可完成查詢、調用、管理企業所有項目成果、行政文件及參考資料等需求。系統安全機制健全,數據安全可得到有效保證。系統功能根據使用者的不同分為以下三個部分:針對普通用戶的部分、針對檔案管理員的部分、針對系統維護人員的部分。

針對普通用戶的部分:

針對普通用戶的部分主要包括:檔案查詢功能和個人借閱信息查詢功能,主要提供檔案的信息服務,例如:檢索查詢、瀏覽、下載、網上借閱等功能,使用方便、快捷。

針對檔案管理員的部分:

針對檔案管理員的部分主要包括:文件管理、收集整編、檔案管理、借閱管理、銷毀管理以及報表管理等功能,主要提供檔案管理員和部門的兼職檔案員對歸檔文件的錄入、收集和整理,同時提供檔案管理人員對電子檔案的管理、檔案實體的管理和對檔案信息的開發利用。

各分類檔案管理員還擁有對其負責檔案的維護功能,主要包括:對檔案分類的管理、檔案查詢權限的定義、檔案借閱/查詢/下載等審批級別的設置以及對其所負責的檔案數據管理功能。

  針對系統維護人員的部分:

針對系統維護人員的部分主要包括:對企業結構、崗位定義及系統使用人員進行設置、檔案管理架構的定制、檔案整理規則的定制和對數據及用戶使用的維護和設置工具。本部份只能提供對系統和檔案業務熟悉的管理員使用,用于針對本單位情況建立檔案管理系統的架構、對系統進行日常的維護和備份以及可以針對今后的發展和變化進行適應性修改。

2.一般用戶使用SweetEAM

系統根據各分類檔案管理員所設置的檔案查詢、瀏覽、借閱等權限,動態地設置每個一般用戶的操作菜單。為系統的一般使用者進行檔案查詢、借閱和檔案復用提供了豐富實用的操作環境。

1)查詢檔案庫(實物、電子檔案查詢)

 檔案信息檢索——系統提供多種方式的查詢檢索功能,如條件、遞進、模糊查詢等,對所有字段可任意組合、模糊查詢,可以快速查詢,方便實用。

2)資料瀏覽與借閱

根據各分類檔案性質的不同,系統為一般用戶提供了方便快捷的實物檔案與電子檔案網上瀏覽借閱管理系統,一般用戶可以通過本地計算機在網上查詢檔案實物、電子檔案的館存狀況,有電子文件的可以直接查看或申請查看,有實物的可以用借閱籃、預定單、申請單和借閱信息查詢等功能完成網上資料瀏覽與借閱功能。

電子檔案瀏覽下載——用戶可以通過多種方式來查詢瀏覽電子檔案,如果該電子檔案瀏覽或下載需要申請后才可查看,則查看人需在網上填寫申請表,啟動檔案原件的瀏覽/下載審批流程,向審批人發出申請并得到批準后才可瀏覽查看該電子檔案。

 實物檔案網上借閱——當實物、圖書等檔案需要借閱時,借閱人先經過查詢找到自己所需要的資料,如不在庫中時可提前進行預約申請,通知相關檔案管理人員進行處理,包括借閱申請、申請審批、借閱確認、歸還等功能。

3)個人借閱信息查詢

每個用戶可在系統中查詢到本人有關的借閱信息,“預定信息”是已經訂閱但是還未辦理完手續的借閱信息;“待歸還信息”顯示已經借閱還未歸還的借閱信息;“借閱歷史”記錄所有已歸還的借閱記錄信息。

4)電子檔案提交驗證

系統提供由歸檔人通過本地計算機進行檔案條目與電子原件的錄入,由專業負責人員進行核查后,再由檔案管理員正式歸入數據庫中。解決了電子檔案歸檔工作中電子原件檢驗工作量大、檢驗工作需要專業技術人員配合等問題。

提供實物、電子資料集中收集的提交方式,方便工程設計文件的一次性提交,提高文件收集的完整性、準確性。系統采用B/S的架構,支持用戶在任何客戶端提交圖紙、文件,并且可以支持多張圖紙、文件同時提交。

3.檔案管理人員使用SweetEAM

檔案管理人員可利用系統中提供的各類功能對其所負責的分類檔案進行維護與管理。包括:其所負責的檔案分類屬性的定義、檔案整編管理、檔案歸檔管理、檔案借閱管理、資料訂購管理、檔案銷毀管理及檔案相關信息的發布管理等。

系統檔案庫采用目錄樹的方式進行多級管理,可依據用戶要求創建各類檔案分類,經過驗收的文件資料可根據文件類型歸到科檔、文檔等不同的檔案目錄當中。

1)分類檔案設置

包括:其所負責的檔案分類的建立、檢索方式的設置、檔案密級的定義、部門人員查詢借閱權限的設置等。

設置檔案分類管理——檔案分類的類型模板可以任意添加、定義,包括創建和定義分類目錄的屬性,創建檔案、案卷記錄表字段,并且按字段可自動匹配查詢、統計條件。

(設置檔案分類)

檔案數據權限管理——除與檔案自身密級匹配的用戶具有瀏覽權外,系統還可以對各分類目錄、案卷、檔案等進行相關權限設置操作,只有被授權的用戶,才能擁有對相應信息的操作權限。

 2)檔案整編管理

系統根據各分類檔案管理員的管理權限范圍,動態設置不同管理員的操作菜單。可用于科技檔案、圖書期刊、標準規范、文書檔案、榮譽檔案等各類檔案管理人員建立、維護、管理檔案數據,為其提供了豐富實用的操作環境。

具有完善的檔案、案卷代碼規則管理,用戶可根據自身實際情況靈活的進行代碼設定。

 檔案條目管理——檔案分類管理員可以在正式檔案庫中增加新的條目信息,可以增加與該條目相關的實物信息,方便員工進行借閱;可以添加與本條記錄相關的電子原件,方便員工在網上進行查詢,只有檔案的分類管理員才有權限進行檔案條目維護。

檔案條目詳細信息——檔案條目管理可以對檔案的電子原件和成品檔案同時進行管理。

圖紙變更信息管理——系統可以解決項目圖紙歸檔后現場(設計)變更圖紙的歸檔問題。檔案的條目信息自動關聯設計變更信息,檔案管理人員、檔案查閱人員對檔案的變更情況一目了然。

(科技檔案四個屬性)

3)檔案借閱管理

系統為檔案管理部門提供專用的實物檔案借閱、電子檔案查閱管理功能,輔助完成電子檔案管理與傳統檔案管理模式接軌,檔案管理員通過系統提供的功能完成網上檔案借閱審批、借出、歸還、續借、代借、代還的過程,并且將統計與借閱歸還操作結合起來自動完成統計匯總功能。檔案管理員還可對過期未還的檔案、圖書進行催還處理。

4)電子檔案入庫管理

通常情況下檔案文件的收集整理和驗收整編人要求分開,可以通過權限或角色設定分配給不同崗位的人員進行操作。系統提供檔案臨時庫由設計人員或文件管理員通過本地計算機將完成的待歸檔檔案條目與電子原件錄入系統的臨時庫中,由專業負責人員進行核查后,再由分類檔案管理員歸入正式檔案庫中,解決了電子檔案歸檔工作中電子原件檢驗工作量大、檢驗工作需要專業技術人員配合等問題。

系統可支持手工歸檔錄入;

系統可支持批量檔案的錄入;

系統可支持從電子校審將圖紙自動歸檔錄入。

5)資料訂購管理

系統為資料管理員提供資料訂購管理功能,員工購買資料需填寫“資料購置申請單”,經過審批后由資料管理員進行訂購處理,申請人可在網絡上隨時查詢所訂資料當前狀態,如:待訂購、在訂、訂購完成等。同時可進行對采購商的管理。系統還可方便的統計打印資料訂購清單、到貨清單等信息。

6)檔案銷毀管理

系統可以根據工作需要,對過期的案卷進行重新鑒定,過期的案卷可以改變保管期限和保管密級,對于不需要繼續保存的案卷提出鑒定意見和處理措施。

三、SweetEAM統計信息

系統提供對系統內案卷目錄匯總、卷內檔案目錄匯總、檔案分類目錄匯總、歷年歸檔數量統計、歸檔電子原件或實物統計、立卷數量統計,統計結果以統計報表的格式輸出打印。包括對系統中各類型檔案館存情況的統計、對檔案的流通狀況的統計、對電子原件/實物的借閱情況進行統計。

四、系統管理

系統管理部分用于系統管理員建立本單位信息檔案管理框架和設置用戶基本權限。包括:檔案分類的建立、檢索方式的建立、檔案密級的定義、部門人員及權限的設置、文件接收夾的定義、數據庫的系統管理等。

1)   系統安全機制

設置檔案分類管理員——由系統管理員對系統各檔案主分類管理員進行檔案分類管理員的設置。

系統具有完善的日志記錄——系統具有完善的日志記錄,用來統計分析和安全審計。主要有如下方面:

Ø 登錄記錄:對于用戶的每次登錄,記錄該用戶的登錄時間,所有機器的IP地址,和客戶機器的一些信息(比如屏幕分辨率,CPU信息等)。

Ø 操作記錄:對于系統中的任何操作,都進行了詳細的記錄,例如:操作的用戶,操作的時間,所進行操作的類型(添加、刪除、或是修改等),操作的頁面(入庫或者借閱等),操作是否成功,如果出錯,則記錄出錯的原因,輸入參數等等。

Ø 日志查看:系統中有靈活直觀的日志展現方式,可以分用戶,分時間段,分頁面進行查看。

系統具有有效處理大流量數據的能力——對于較大電子文件,系統采用完善的安全保障體系措施,支持斷點續傳的方式上傳或下載文件。系統采用了優化數據庫和優化高速緩存策略,處理大數據量和集中訪問的問題,采用了配置負載均衡和集群的方式,解決數據量和集中訪問的問題。

2)   系統備份管理

系統有完善可靠的備份方式(光盤刻錄、DVD光盤刻錄)和數據恢復方式。系統可以按照以下多種方式進行備份:

按照分類進行備份,可以備份全部或部分分類下的條目信息和電子文件;

按照時間段進行備份,可以備份某一時間段下的所有電子文件,備份出的分類信息保存成Excel格式存儲到服務器上,備份后的數據可以進行光盤刻錄或者其他的用途;

系統可以對以前備份的數據進行恢復或者部分恢復,將備份的數據重新導入到系統中。

3)   接口與定義功能

信息收集錄入界面實現可配置,信息錄入字段可由實施人員按不同分類進行定義;同項目相關信息,一起歸入到“項目臨時歸檔庫”中,當項目結束后經審查,最終再由檔案人員歸入“正式檔案庫”,完成整個過程。

預留與其他系統的接口——如:設計過程產生的所有符合出院要求圖紙、算稿、設計書,在設計流程結束以后,所有成果及過程文件連同項目相關信息,一起歸入到“項目臨時歸檔庫”中,當項目結束后經審查,最終再由檔案人員歸入“正式檔案庫”,完成整個過程

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