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公司檔案管理制度
發布時間:2012-12-24 瀏覽次數:4033次 來源:
公司檔案管理制度

 

一、  為規范公司檔案管理,增強公司檔案的實用性和有效性,特制定本制度。

二、  歸檔范圍

公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、  公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。

四、  檔案管理員的職責:保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。  

五、  資料的收集與整理

1.      公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2.      在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。

3.      凡應該及時歸檔的資料,由檔案管理員負責及時歸檔。

4.      各部門專用的收、發文件資料,按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

5.      檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、  資料的分類與歸檔

1.    公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。

2.      公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。

七、  檔案的借閱

1.      總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。

2.      因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級檔案時,由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。

3.      公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別,絕密級檔案禁止調閱,機密級檔案只能在檔案室閱覽,不準外借;秘密級檔案經審批可以借閱,但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批,具體按委托書的內容執行。

4.      檔案借閱者必須做到:

①    愛護檔案,保持整潔,嚴禁涂改。

②    注意安全保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

八、  檔案的銷毀

1.      公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。

2.      當某些檔案到了銷毀期時,由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執行。

3.      凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀;一般的檔案資料,由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。

4.      經批準銷毀的公司檔案,檔案管理員須認真核對,將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

5.      在銷毀公司檔案資料時,必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷毀。
 


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